In dit artikel

Weet jij hoe je je Total Cost of Ownership kunt verlagen?

Meer uitgeven aan een onderdeel lijkt misschien contra-intuïtief om kosten te besparen, maar op de lange termijn kan het veel opleveren. Als je aan kostenbesparing denkt, denk je vaak het eerst aan het verlagen van de aanschafkosten van producten. Maar dit kan tot een verkeerde besparing leiden. In plaats daarvan moeten de totale eigendomskosten (Total Cost of Ownership, TCO) worden bekeken, want dat levert op de lange termijn belangrijkere voordelen op.

TCO is veel meer dan alleen de aanschafprijs en omvat alle kosten die tijdens de levensduur van een product ontstaan, zoals inkoop, voorraad en logistiek - administratie, onderhoud, reparaties, en afvalverwijdering.

Het vaststellen van de TCO komt vaak pas aan de orde als er een probleem met een machine is. De meeste impact kun je maken door er vanaf het begin van de investering rekening mee te houden.

Er zijn vier belangrijke gebieden waarop de TCO kan worden verlaagd.

1. Techniek

2. Veiligheid

3. Proces

4. Opslag

Totale Eigendomskosten (TCO)

Laten we eens inzoomen op de overwegingen die je kunt maken en hoe je mogelijkheden kunt ontdekken om de TCO te verlagen.

 

Techniek

Wat het technische aspect betreft, is het van vitaal belang dat het juiste product in het systeem zit. Het gebruik van onderdelen, zoals kleppen en slangen, die niet bestand zijn tegen de eisen van de toepassing, betekent dat je te maken krijgt met voortijdig falen en frequente storingen. Elke keer dat dit gebeurt, brengt dit kostbare ongeplande uitvaltijd met zich mee.

Uitvaltijd minimaliseren

Misschien denk je dat een goedkoper product rendabel is. Dit presteert echter vaak niet naar behoren of gaat minder lang mee dan een duurder onderdeel. Het realiseren van een langere levensduur is belangrijker als het gaat om het verlagen van TCO. Als de tijd tussen onderhoudsbeurten vergroot kan worden, kan de TCO substantieel worden verbeterd. Een product met een hogere inkoopprijs presteert vaak beter, wat weer tot minder onderhoudskosten leidt.

Tien keer meer uitgeven om €500.000 te besparen

Een voorbeeld uit de praktijk. Een cacaoverwerker had lekkende o-ringen in een chocoladepers en er moest gemiddeld vier keer per week corrigerend onderhoud worden uitgevoerd. De kosten van vervangende onderdelen en onderhoud was meer dan € 625.000 per jaar. Dit bestond uit ongeveer € 1.600 productkosten, € 27.500 arbeidskosten en het enorme bedrag van € 596.000 aan uitvalkosten, zoals te zien is in de berekeningentabel 1.

Door de o-ring te vervangen voor een hoogwaardig product gemaakt van materiaal met uitzonderlijke thermische en chemische weerstand verbeterde het bedrijf de prestaties van de machine. Het gevolg was dat het bedrijf maar één lekkende o-ring per maand had.

Door het gebruik van de nieuwe o-ring daalden de onderhoudskosten dramatisch naar minder dan € 38.000 per jaar. Dat komt neer op een besparing van meer dan € 587.000 per jaar!

In dit geval bedroegen de kosten van de nieuwe o-ring tien keer de kosten van de originele o-ring. Dit zorgde wel voor een verlaging van arbeidskosten naar slechts € 1.275 en uitvalkosten naar €27.540.

Niet alleen de kosten van het onderdeel moeten worden overwogen, maar ook de bredere impact op onderhoud. Eerder moest het serviceteam steeds stand-by staan voor het geval het onderdeel kapot ging. Met de nieuwe o-ring konden deze personeelskosten omlaag.

 

Oude o-ringen

 

Nieuwe O-ringen

 

Materiaalkosten

(preventief onderhoud)

 
Oude o-ringen  

€ 940,44 per jaar

Nieuwe O-ringen  

€ 8.652,54 per jaar

Materiaalkosten

(vervanging)

Oude o-ringen  

€ 652,24 per jaar

Nieuwe O-ringen  

€ 362,45 per jaar

Arbeidskosten

Oude o-ringen  

€ 27.591 per jaar

Nieuwe O-ringen  

€ 1.275 per jaar

Uitvalkosten

Oude o-ringen  

€ 595.965,60 per jaar

Nieuwe O-ringen  

€ 27.540 per jaar

TOTAAL

Oude o-ringen  

€ 625.149,28 per jaar

Nieuwe O-ringen  

€ 37.829,99 per jaar

TOTALE
BESPARINGEN

Oude o-ringen  

€ 587.319,28 per jaar

Nieuwe O-ringen  

Tabel 1. De kosten van vervanging van o-ringen

 

Materiaaloverwegingen

Het is belangrijk om bij het analyseren van onderdelen te kijken hoe het materiaal zal presteren tijdens het hele productie- en reinigingsproces. Dit hangt af van de omgeving, bijvoorbeeld druk, temperatuur en het medium (d.w.z. of het een gas of vloeistof is). In de voedsel- en farmaceutische sector zijn er vaak strenge reinigingsschema's. Dit zorgt voor extra druk op het materiaal aangezien het aan agressieve reinigingschemicaliën wordt blootgesteld.

Focussen op het voorkomen van problemen

Door vanaf het begin problemen te voorkomen, kan dure uitval worden vermeden. Kijk ook wat uitval betekent voor de serviceniveau-overeenkomsten met klanten. Worden overeenkomsten geschonden als er uitval is en er niet kan worden geleverd? Zijn er kostbare financiële boetes die je niet kunt riskeren?

 

Veiligheid

Bij het berekenen van de TCO is het van groot belang dat de beste veiligheidspraktijken worden gevolgd. Onvoldoende veiligheidsmaatregelen kunnen leiden tot letsel en kostbare uitval als personeel niet kan werken. Wees op de hoogte van alle veiligheidsregels en zorg ervoor dat je ze volgt.

Bekijk de omgeving waarin personeel werkt en welke persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) ze nodig hebben. Zijn bijvoorbeeld de handschoenen, gehoorbescherming, veiligheidsbril of schoenen geschikt voor deze taak? Zijn de schoenen sterk genoeg? Dit geldt ook voor technische onderdelen. De goedkoopste optie is op de lange termijn niet altijd de meest kosteneffectieve. Goedkopere schoenen kunnen sneller slijten en zullen vaker vervangen moeten worden tegen hogere toekomstige kosten.

Het is raadzaam om te standaardiseren

Standaardiseren van producten en het kopen in grote aantallen kan vaak betekenen dat jij je voordeel kunt doen met bulkkorting en inkoopvoordelen, die kunnen leiden tot het verlagen van de TCO.

Standaardisatie heeft ook voordelen als het gaat om het behalen van veiligheidscertificaten. Je kunt bijvoorbeeld efficiënter werken en de TCO verlagen door te standaardiseren, zodat je minder o-ringen nodig hebt dan de 25 verschillende soorten die eerder in gebruik waren. Het is veel gemakkelijker en sneller om gecertificeerd te worden voor drie producten in plaats van 25.

 

Proces

Administratietaken zijn voor alle bedrijven cruciaal, maar kunnen enorm veel tijd in beslag nemen. Bekijk manieren waarop deze taken gestroomlijnd en vereenvoudigd kunnen worden om de efficiëntie te verbeteren en de TCO te verlagen.

Het is bijvoorbeeld belangrijk om het inkoopproces te optimaliseren. Efficiëntie binnen inkoop kan worden vergroot door het bekijken en invoeren van een aantal verschillende benaderingen, zoals het gebruik van automaten of elektronische gegevensuitwisseling (EDI).

Automaten inzetten

Automaten helpen de kosten tot een minimum te beperken. Het gebruik van automaten voor verbruiksartikelen geeft de gebruikers 24 uur per dag en 7 dagen per week gemakkelijk toegang tot materiaal, zonder dat ze telkens inkooporders moeten invullen en offertes moeten vragen wanneer er een nieuw artikel nodig is. Automaten kunnen zelfs geschikt gemaakt worden voor gepersonaliseerde smartcards. Dit betekent dat elk personeelslid de juiste apparatuur op het juiste moment krijgt. Zelfs als ze bijvoorbeeld in de nachtploeg werken en er geen voorraadmanager aanwezig is.

Voorraadniveaus kunnen eenvoudig met behulp van software in de gaten worden gehouden en regelmatig worden aangevuld zodat personeel niet zonder cruciale gereedschappen, PBM en accessoires komt te zitten. Het risico van menselijke fouten met handmatige tracking kan zo worden verlaagd. Onze ervaring is dat werknemers minder artikelen gebruiken als een automaat is ingevoerd. We vermoeden dat dit komt omdat hun productgebruik kan worden bijgehouden.

 

Automaat

Gebruik van automaten geeft de gebruikers permanent toegang tot materiaal.

 

Integratie van elektronische gegevensuitwisseling

Overweeg ook inkoopovereenkomsten met leveranciers op te zetten. Door het ERP-systeem rechtstreeks aan dat van je leveranciers te koppelen, wordt het voor het personeel gemakkelijker om materiaal te kopen naarmate het nodig is. Met EDI kunnen onder meer inkooporders en facturen veilig en nauwkeurig online uitgewisseld worden, rechtstreeks tussen jou en je leverancier, met behulp van gestandaardiseerde formulieren. Dit biedt het personeel een gemakkelijke manier om onderdelen te kiezen en te bestellen wanneer ze nodig zijn en vermindert de tijd die aan papierwerk besteed wordt.

 

Opslag

Wanneer je werkt op basis van de veronderstelling dat apparatuur en onderdelen regelmatig zullen uitvallen, moet je altijd reserve-onderdelen bij de hand houden. Maar al die reserve-onderdelen kopen en op voorraad houden voegt onvermijdelijk kosten toe aan je bedrijf. Onderzoek van ERIKS toont aan dat bedrijven 10% van hun budget verspillen omdat het besteed wordt aan onnodig dubbel uitgevoerde onderdelen*.

Er is vaak een lage omloopsnelheid bij sommige producten en ze kunnen jaren op de plank blijven liggen, om uiteindelijk onbruikbaar te worden. Dit is een belangrijke verspilling en een gebied voor TCO vermindering. Door de voorraad reserve-onderdelen zorgvuldig te beheren, kunnen kapitaalkosten worden beperkt.

Door onderdelen juist te etiketteren en ervoor te zorgen dat identiek uitziende onderdelen (zoals o-ringen en lagers) niet dicht bij elkaar liggen, kunnen verwisselingen en tijdverspilling worden voorkomen.

 

Gemiddelde vindtijd beheren

Gemiddelde vindtijd kan de TCO verder doen oplopen. Gebaseerd op ons onderzoek wordt er 13 minuten verspild aan het zoeken naar elk vervangingsonderdeel*. Het is duidelijk dat verkorting van deze tijd, zelfs met een paar minuten, een aanzienlijke cumulatieve besparing oplevert. Door goed te kijken hoe je magazijn is ingedeeld en ervoor te zorgen dat producten op de optimale plaatsen worden opgeslagen, kun je dit bereiken.

 

Zendingen consolideren

Een andere manier om de TCO te verlagen is door geconsolideerde zendingen. Met een één-leverancier strategie kun je gerichte wekelijkse leveringen opzetten in plaats van te werken met inefficiënte incidentele afleveringen.

 

Voorraad optimaliseren

Voorraad optimaliseren

 

Uitdagingen om de TCO te verlagen

Nu is vastgesteld dat het mogelijk is om de TCO te verlagen en je in het hele bedrijf kosten kunt besparen, zijn er veel uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen om dit te realiseren:

  • Mensen zijn ongelooflijk huiverig voor verandering - het is de menselijke natuur. En het is nog moeilijker om mensen te overtuigen als het niet duidelijk is wat de directe voordelen zijn. Financiële winst is niet altijd tastbaar. Bovendien kost het doorvoeren van verandering zelf geld en niet iedereen vindt het de ogenschijnlijke rompslomp die met verandering gepaard kan gaan waard.
  • Het aanvaarden van de status quo is een groot probleem voor TCO vermindering. Voorbeeld: in een zuivelfabriek had het personeel de radio heel hard aan staan. Het werd duidelijk dat dit was om het lawaai van de transportband te overstemmen. Niemand stond stil bij de vraag waarom de transportband lawaaierig was en of hij gerepareerd moest worden. Bij nadere inspectie bleek dat de lagers van de transportband niet efficiënt werkten, waardoor de motor harder werkte dan gewoonlijk en extra energie verbruikte, die anders bespaard kon worden. Maar zo was het nu eenmaal!
  • Door processen te stroomlijnen en te automatiseren komt personeelstijd vrij en kunnen besparingen op personeelsuren worden berekend. Deze personeelsleden zijn echter nog steeds werknemers met rechten. Je kunt hun werklast niet zomaar verminderen en je zult nog steeds salarissen moeten betalen. Bekijk in plaats daarvan hoe hun tijd het best besteed kan worden om te zorgen dat ze werk doen waarvoor ze het meest bekwaam zijn.
  • Een andere uitdaging bij het berekenen van de TCO is het bepalen van de juiste gegevens om te gebruiken, en het verkrijgen van toegang tot die gegevens en tot de juiste mensen die deze informatie bezitten. Een verkeerde afstemming van doelstellingen tussen de verschillende bedrijfsfuncties helpt ook niet. Er is meestal een kloof tussen hoe inkoopteams voorraden inkopen en hoe die op de werkvloer moeten werken, wat het niet gemakkelijk maakt.

Een manier om collega's te beïnvloeden is door een business case op te stellen die de mogelijkheden voor TCO-verlaging aantoont. Aantonen wat de positieve financiële gevolgen kunnen zijn is een krachtig hulpmiddel.

 

Een business case opstellen

Zoals je ziet spelen er veel verschillende factoren rondom TCO. Het gaat er niet alleen om dat een product zo weinig mogelijk onderhoud nodig heeft of lang meegaat, maar het omvat ook alle kosten die met aanschaf en voorraadvorming te maken hebben.

Het opstellen van een business case over waarom het belangrijk is de TCO te overwegen, kan helpen interne buy-in te bereiken en de waarde ervan te bewijzen. Een goed vertrekpunt is door de huidige situatie en de manier van werken te bekijken en alle kosten die met het product samenhangen.

Je zou kunnen beginnen met het maken van een checklist en het berekenen van de TCO voor verschillende scenario's en opstellingen. Als alternatief kunnen er deskundigen worden ingeschakeld die precies vaststellen waar bespaard kan worden en hoe het proces te vergemakkelijken, zodat je zeker weet dat je alle mogelijkheden hebt overwogen.

Als je bijvoorbeeld een motor vervangt door een energiezuiniger exemplaar, profiteer je niet alleen van een eenmalige verlaging van de energiekosten, maar is er een blijvend voordeel in de tijd, want je realiseert de besparingen jaar na jaar.

Bedenk ook dat het berekenen en verbeteren van de TCO veel ruimere implicaties heeft voor de onderneming en dat de voordelen in de hele toeleveringsketen kunnen worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld, 10% minder uitvaltijd bereiken betekent niet alleen dat je efficiënter kunt werken en kostenbesparingen kunt realiseren, maar denk ook eens aan wat dat voor je klant betekent. Ben je in een positie om beter te kunnen concurreren op de markt?

 

Conclusie

Door de aandacht te verschuiven van alleen de aankoopprijs naar de volledige TCO kan jaarlijks 10% tot 15% van de totale aanschafwaarde van de producten bespaard worden. In figuur 1 zie je dat tijdens de levensduur van een product de TCO daalt dankzij het doorvoeren van verbeteringen in je processen.

 

Grafiek TCO-besparingen

Grafiek TCO-besparingen

 

Onze ingenieurs kunnen je helpen je TCO-verlagingstraject gemakkelijk af te leggen, door processen op te sporen waar bespaard kan worden, tot het berekenen van de besparingen die je kunt bereiken. Zou jij ook € 500.000 kunnen besparen?

Meer informatie over hoe je je TCO kunt verlagen, vind je op deze pagina.

Auteur

Peter Kuijs

Peter Kuijs

Door Peter Kuijs, Segment Manager Food & Machine Construction en Roman Monsch, Head of Account Management & Customer Integration bij ERIKS.

Co-auteur

Roman Monsch

Peter Kuijs

Auteur: Peter Kuijs

Door Peter Kuijs, Segment Manager Food & Machine Construction en Roman Monsch, Head of Account Management & Customer Integration bij ERIKS.

Wij helpen u graag verder

Heeft u vragen?

Bel ons algemene nummer:
T +31 88 855 85 58

Webshop

Direct een product bestellen? Dat kan eenvoudig in onze webshop.

Know+How Hub

Blijf altijd op de hoogte met onze laatste blogs, nieuws en cases.