Weet jij hoe je je Total Cost of Ownership kunt verlagen?

Misschien denk je dat een goedkoper product rendabel is. Dit presteert echter vaak niet naar behoren of gaat minder lang mee dan een duurder onderdeel. Het realiseren van een langere levensduur is belangrijker als het gaat om het verlagen van TCO. Als de tijd tussen onderhoudsbeurten vergroot kan worden, kan de TCO substantieel worden verbeterd. Een product met een hogere inkoopprijs presteert vaak beter, wat weer tot minder onderhoudskosten leidt.

Door vanaf het begin problemen te voorkomen, kan dure uitval worden vermeden. Kijk ook wat uitval betekent voor de serviceniveau-overeenkomsten met klanten. Worden overeenkomsten geschonden als er uitval is en er niet kan worden geleverd? Zijn er kostbare financiële boetes die je niet kunt riskeren?

Standaardiseren van producten en het kopen in grote aantallen kan vaak betekenen dat jij je voordeel kunt doen met bulkkorting en inkoopvoordelen, die kunnen leiden tot het verlagen van de TCO.

Standaardisatie heeft ook voordelen als het gaat om het behalen van veiligheidscertificaten. Je kunt bijvoorbeeld efficiënter werken en de TCO verlagen door te standaardiseren, zodat je minder o-ringen nodig hebt dan de 25 verschillende soorten die eerder in gebruik waren. Het is veel gemakkelijker en sneller om gecertificeerd te worden voor drie producten in plaats van 25.

Administratietaken zijn voor alle bedrijven cruciaal, maar kunnen enorm veel tijd in beslag nemen. Bekijk manieren waarop deze taken gestroomlijnd en vereenvoudigd kunnen worden om de efficiëntie te verbeteren en de TCO te verlagen.

Het is bijvoorbeeld belangrijk om het inkoopproces te optimaliseren. Efficiëntie binnen inkoop kan worden vergroot door het bekijken en invoeren van een aantal verschillende benaderingen, zoals het gebruik van automaten of elektronische gegevensuitwisseling (EDI).

Automaten helpen de kosten tot een minimum te beperken. Het gebruik van automaten voor verbruiksartikelen geeft de gebruikers 24 uur per dag en 7 dagen per week gemakkelijk toegang tot materiaal, zonder dat ze telkens inkooporders moeten invullen en offertes moeten vragen wanneer er een nieuw artikel nodig is. Automaten kunnen zelfs geschikt gemaakt worden voor gepersonaliseerde smartcards. Dit betekent dat elk personeelslid de juiste apparatuur op het juiste moment krijgt. Zelfs als ze bijvoorbeeld in de nachtploeg werken en er geen voorraadmanager aanwezig is.

Voorraadniveaus kunnen eenvoudig met behulp van software in de gaten worden gehouden en regelmatig worden aangevuld zodat personeel niet zonder cruciale gereedschappen, PBM en accessoires komt te zitten. Het risico van menselijke fouten met handmatige tracking kan zo worden verlaagd. Onze ervaring is dat werknemers minder artikelen gebruiken als een automaat is ingevoerd. We vermoeden dat dit komt omdat hun productgebruik kan worden bijgehouden.

Overweeg ook inkoopovereenkomsten met leveranciers op te zetten. Door het ERP-systeem rechtstreeks aan dat van je leveranciers te koppelen, wordt het voor het personeel gemakkelijker om materiaal te kopen naarmate het nodig is. Met EDI kunnen onder meer inkooporders en facturen veilig en nauwkeurig online uitgewisseld worden, rechtstreeks tussen jou en je leverancier, met behulp van gestandaardiseerde formulieren. Dit biedt het personeel een gemakkelijke manier om onderdelen te kiezen en te bestellen wanneer ze nodig zijn en vermindert de tijd die aan papierwerk besteed wordt.

Wanneer je werkt op basis van de veronderstelling dat apparatuur en onderdelen regelmatig zullen uitvallen, moet je altijd reserve-onderdelen bij de hand houden. Maar al die reserve-onderdelen kopen en op voorraad houden voegt onvermijdelijk kosten toe aan je bedrijf. Onderzoek van ERIKS toont aan dat bedrijven 10% van hun budget verspillen omdat het besteed wordt aan onnodig dubbel uitgevoerde onderdelen*.

Er is vaak een lage omloopsnelheid bij sommige producten en ze kunnen jaren op de plank blijven liggen, om uiteindelijk onbruikbaar te worden. Dit is een belangrijke verspilling en een gebied voor TCO vermindering. Door de voorraad reserve-onderdelen zorgvuldig te beheren, kunnen kapitaalkosten worden beperkt.

Door onderdelen juist te etiketteren en ervoor te zorgen dat identiek uitziende onderdelen (zoals o-ringen en lagers) niet dicht bij elkaar liggen, kunnen verwisselingen en tijdverspilling worden voorkomen.

Gemiddelde vindtijd kan de TCO verder doen oplopen. Gebaseerd op ons onderzoek wordt er 13 minuten verspild aan het zoeken naar elk vervangingsonderdeel*. Het is duidelijk dat verkorting van deze tijd, zelfs met een paar minuten, een aanzienlijke cumulatieve besparing oplevert. Door goed te kijken hoe je magazijn is ingedeeld en ervoor te zorgen dat producten op de optimale plaatsen worden opgeslagen, kun je dit bereiken.

Een andere manier om de TCO te verlagen is door geconsolideerde zendingen. Met een één-leverancier strategie kun je gerichte wekelijkse leveringen opzetten in plaats van te werken met inefficiënte incidentele afleveringen.

Nu is vastgesteld dat het mogelijk is om de TCO te verlagen en je in het hele bedrijf kosten kunt besparen, zijn er veel uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen om dit te realiseren:

• Mensen zijn ongelooflijk huiverig voor verandering - het is de menselijke natuur. En het is nog moeilijker om mensen te overtuigen als het niet duidelijk is wat de directe voordelen zijn. Financiële winst is niet altijd tastbaar. Bovendien kost het doorvoeren van verandering zelf geld en niet iedereen vindt het de ogenschijnlijke rompslomp die met verandering gepaard kan gaan waard.
• Het aanvaarden van de status quo is een groot probleem voor TCO vermindering. Voorbeeld: in een zuivelfabriek had het personeel de radio heel hard aan staan. Het werd duidelijk dat dit was om het lawaai van de transportband te overstemmen. Niemand stond stil bij de vraag waarom de transportband lawaaierig was en of hij gerepareerd moest worden. Bij nadere inspectie bleek dat de lagers van de transportband niet efficiënt werkten, waardoor de motor harder werkte dan gewoonlijk en extra energie verbruikte, die anders bespaard kon worden. Maar zo was het nu eenmaal!
• Door processen te stroomlijnen en te automatiseren komt personeelstijd vrij en kunnen besparingen op personeelsuren worden berekend. Deze personeelsleden zijn echter nog steeds werknemers met rechten. Je kunt hun werklast niet zomaar verminderen en je zult nog steeds salarissen moeten betalen. Bekijk in plaats daarvan hoe hun tijd het best besteed kan worden om te zorgen dat ze werk doen waarvoor ze het meest bekwaam zijn.
• Een andere uitdaging bij het berekenen van de TCO is het bepalen van de juiste gegevens om te gebruiken, en het verkrijgen van toegang tot die gegevens en tot de juiste mensen die deze informatie bezitten. Een verkeerde afstemming van doelstellingen tussen de verschillende bedrijfsfuncties helpt ook niet. Er is meestal een kloof tussen hoe inkoopteams voorraden inkopen en hoe die op de werkvloer moeten werken, wat het niet gemakkelijk maakt.

Een manier om collega's te beïnvloeden is door een business case op te stellen die de mogelijkheden voor TCO-verlaging aantoont. Aantonen wat de positieve financiële gevolgen kunnen zijn is een krachtig hulpmiddel.

Zoals je ziet spelen er veel verschillende factoren rondom TCO. Het gaat er niet alleen om dat een product zo weinig mogelijk onderhoud nodig heeft of lang meegaat, maar het omvat ook alle kosten die met aanschaf en voorraadvorming te maken hebben.

Het opstellen van een business case over waarom het belangrijk is de TCO te overwegen, kan helpen interne buy-in te bereiken en de waarde ervan te bewijzen. Een goed vertrekpunt is door de huidige situatie en de manier van werken te bekijken en alle kosten die met het product samenhangen.

Je zou kunnen beginnen met het maken van een checklist en het berekenen van de TCO voor verschillende scenario's en opstellingen. Als alternatief kunnen er deskundigen worden ingeschakeld die precies vaststellen waar bespaard kan worden en hoe het proces te vergemakkelijken, zodat je zeker weet dat je alle mogelijkheden hebt overwogen.

Als je bijvoorbeeld een motor vervangt door een energiezuiniger exemplaar, profiteer je niet alleen van een eenmalige verlaging van de energiekosten, maar is er een blijvend voordeel in de tijd, want je realiseert de besparingen jaar na jaar.

Bedenk ook dat het berekenen en verbeteren van de TCO veel ruimere implicaties heeft voor de onderneming en dat de voordelen in de hele toeleveringsketen kunnen worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld, 10% minder uitvaltijd bereiken betekent niet alleen dat je efficiënter kunt werken en kostenbesparingen kunt realiseren, maar denk ook eens aan wat dat voor je klant betekent. Ben je in een positie om beter te kunnen concurreren op de markt?

Onze ingenieurs kunnen je helpen je TCO-verlagingstraject gemakkelijk af te leggen, door processen op te sporen waar bespaard kan worden, tot het berekenen van de besparingen die je kunt bereiken. Zou jij ook € 500.000 kunnen besparen?

Meer informatie over hoe je je TCO kunt verlagen, vind je op deze pagina.